E-SOCIAL - ALTERÇÃO NO PROCEDIMENTO DE PROCESSAMENTO FOLHA DE PAGAMENTO

Como já é do conhecimento de todos, estamos nos últimos passos para ativar a última parte do “grupo” SPED, só que este é o mais complexo de todos, o SPED FOLHA. Este sistema visa abranger em um único aplicativo toda a escrituração da folha de pagamento, com todos os seus eventos, tais como admissão, folha de pagamento mensal, 13º salário, férias, afastamentos,  CAT, etc., inclusive o registro de empregados, simplificando, assim, a emissão, e uniformizando as obrigações acessórias trabalhistas e tributárias dos empregadores aos diversos órgãos envolvidos no sistema (CEF/INSS/RFB/MPS); 

- Garantia dos direitos trabalhistas na forma explicitada na legislação juslaboralista; 

- Pleno controle por parte da fiscalização (trabalhista e RFB) de todas as obrigações e débitos trabalhistas, previdenciários e fiscais.

Há diversas atitudes que podem ser tomadas com antecipação que contribuirão para que o empregador esteja apto ao ingresso no sistema do eSocial sem maiores desgastes, dentre as quais pode-se citar:

- Saneamento do banco de dados, principalmente através da verificação e atualização dos cadastros de seus empregados, já que, se houverem informações diferentes nos cadastros que estão sendo inseridos no eSocial e aqueles constantes no CNIS, o sistema gerará inconsistência. Assim, o empregador pode checar se não há divergências/duplicidades em números de inscrição, por exemplo, do PIS dos funcionários ou até mesmo a ausência de dados básicos, por exemplo, como data de nascimento, nome completo, número do CPF, etc.

- Ajuste do sistema de folha de pagamento, que deverá estar em consonância com os leiautes do eSocial, dentre estas alterações, as empresas que efetuam seus pagamentos de salários no 5º dia útil do mês posterior ao do vencido e pagam o adiantamento de salário no dia 20 de cada mês, terão suas bases para cálculo de IRRF alteradas, havendo em alguns casos o desconto do IRRF sobre o adiantamento e não mais no 5º dia útil. Como haverá casos que além do desconto no dia 20 e, caso o funcionário realize horas extras ou tenha valores substanciais de comissões, o sistema irá recalcular, e abater o que já foi pago, restando assim somente a diferença a ser recolhida.

Para as empresas que efetuam seus pagamentos entre os dias 15(adiantamento) e 30(pagamento), nada será alterado.

- Esclarecimentos prévios aos empregadores em relação ao sistema, que não permitirá procedimentos à margem da lei, não havendo mais qualquer possibilidade de práticas como registros retroativos, avisos retroativos, notificação de férias retroativas, etc. Desta forma, o empregador deve estar ciente que deverá observar todas as obrigações legais constantes na legislação juslaboralista, sob pena não somente o arquivo não ser transmitido, bem como de ser autuado pela prática de procedimentos ilegais;

Não será possível a admissão do trabalhador que não tiver o número de NIS (seja PIS, PASEP ou NIT). A CAIXA disponibilizará ferramenta para a inscrição on line do trabalhador no cadastro PIS.

Devem ser lançadas no eSocial informações sobre relações de trabalho em sentido amplo, ou seja, não serão só os dados pertinentes aos empregados informados, mas também, os contribuintes individuais, avulsos, estagiários. 

O eSocial abrangerá todos os empregadores, sejam eles pessoas físicas ou jurídicas, bem como os órgãos públicos, cooperativas, OGMO (Órgão Gestor de Mão de Obra) e empregador doméstico.

Quanto à aplicação de penalidades, não obstante ainda não haja legislação específica acerca do tema, em que pese o poder discricionário no qual são investidas as autoridades fiscalizadoras, a tendência é de que sejam  as mesmas multas pelo descumprimento de outras obrigações que exigem preenchimento, armazenamento de informações e entrega de arquivos eletrônicos.

Assim, se considerarmos, por analogia, o teor do artigo 32, inciso IV, da Lei nº 8.212/91 (Lei do Custeio da Previdência Social), o empregador atualmente deve declarar à RFB e ao Conselho Curador do FGTS, através da SEFIP, até o dia 07 do mês seguinte, todas as informações relacionadas a fatos geradores, base de cálculo e valores devidos da contribuição previdenciária e outras informações de interesse do INSS ou do Conselho Curador do FGTS.

Caso o empregador não apresente as informações na forma e prazo da legislação, ou que a apresente com incorreções ou omissões, será intimado pela RFB a apresentá-la ou prestar esclarecimentos e pode estar sujeito às seguintes multas:

- De R$ 20,00 para cada grupo de 10 informações incorretas ou omitidas;

- 2% ao mês-calendário ou fração, incidentes sobre o montante das contribuições informadas, mesmo que integralmente pagas, no caso de falta de entrega da declaração ou entrega após o prazo, limitada a 20%, observada multa mínima de R$ 200,00, tratando-se de omissão de declaração sem ocorrência de fatos geradores de contribuição previdenciária, ou R$ 500,00, nos demais casos.

No caso do eSocial, a RFB pode aplicar, por analogia, a mesma multa, desde que altere a legislação previdenciária, ou poderá criar uma nova regra e valor de penalidade. Portanto, deve-se aguardar novas disposições a respeito do tema.

No que tange às obrigações  trabalhistas a serem informadas no eSocial, a inclinação é a de que possam ser aplicadas as mesmas multas definidas na CLT e na legislação trabalhista de modo geral (Portaria MTE nº 290/97 e demais legislações esparsas), desde que compatíveis com a matéria.